索菲原创:如何向客户催款

 

本文通过案例分析,跟大家分享下不同情况下的催款表达用语,以及防止客户拖款,在签订合同时应该注意哪些事项。本文为索菲原创,转载请联系原文作者授权。

 

主旨:

1)案例分析-给大家一碗毒鸡汤

2)分享不同情况下催款表达用语

3)应对客户拖款,签单注意事项

 

案例分析

 

Sally有个阿塞拜疆的客户去年打了30%预付,因为付款方式的问题谈不拢,货都做好9个月了。客户有拖款前科,这次她的老板要求客户必须付70%的余款才能发货,而客户大发脾气,好不容易协商到先再付40%, 而另外30%见提单副本付清。

 

客户原先要求45尺高柜,而Sally这边的货代没法提供。客户最终也同意40尺高柜来装。40%余款到账了,老板又改主意了,他觉得这是一锤子买卖,一定坚持要收齐剩下的30%才装柜。在她老板的要求下,她只能取消订舱安排。

 

Sally的客户不信任他们了。之前因为这个事情,客户还一度找了中国驻阿塞拜疆大使馆询问情况。Sally很担心会不会引起国际纠纷,还一直和老板沟通这个事情,而老板直接让她和客户说他在国外联系不上。她觉得是老板失信于客户,也怕因此客户会更生气,不付尾款。她该如何是好?

 

我想起2011年的时候在一家采购公司工作的时候,前老板和客户都是南美那边的。当时客户下了128万的单子,涉及13个供应商。都是装饰装修材料。当时货都做好了,而客户当地出现了新的政策,打击进口。这是客户的说辞,我无从得知。

 

而客户提出了请求:能否他放弃定金,货也不要了。

 

那时每天供应商都在催问我出货日期,这时候如果是这样的情况,我该怎么办?

 

前老板第一时间选择让我和供应商沟通下,可是我觉得是客户不对,大多货都是按照客户要求来做的,弃货意味着工厂就算当库存兜售都要蒙受损失,甚至定制类的难以转手,工厂怎么可能买账? 我把我的想法和前老板说,遭到他的批评。

 

他说,You work for me, not for your suppliers. 我是给他打工,而不是给我的供应商们。这句话几乎是咆哮出来的,带着他自己的惶恐。毕竟客户弃货,我们也要牵连进去。

 

我和所有的供应商都是这么解释的:客户当地出现新的政策,货物要搁置一段时间才能出了。请耐心,我会在出货前通知你。

 

而我和前老板当天写邮件大致是这么说的:I am making the effort to negotiate with all the suppliers. Will update accordingly. 我在努力和所有的供应商洽谈,会相应告知进展。

 

过了两天,我继续和老板说:Mike, now we are in the same boat. I've tried my best to appease discontented suppliers. But you know, you are in China. If any supplier brings us to the court, there will be more unexpected trouble. Can you please further discuss with the client? As shown in the contract, he needs to assume responsibilities. At least, he has to do something about it.

 

我说我很明白我们现在的处境。我也尽力去安抚带有怨言的供应商了。但是我和他说他是在中国,如果哪个供应商以此告上法庭,还会有更多不可见的麻烦随之而来。

 

为什么我要和他这么说呢?因为外国人在华开公司都有所忌讳,尤其是没有出口权的外商独资公司。我想通过委婉的说法表达一句,这个事情涉及金额大,如果万一走法律程序,公司都可能随时倒闭。而这件事,客户也要做点什么来缓和下局面的。

 

当时的公司只有我一个员工,前老板是个新手。遇到什么问题很喜欢逃避,帮他收拾了很多烂摊子。当时这封邮件过去,他开始和客户积极谈判。至少要把损失降到最低,除了我们公司的让利外,我们得出个方案,在弃货后如何补偿供应商剩余款,多少才合适。这些都需要进一步和供应商讨论。

 

这件事最后是皆大欢喜的结局。客户后来坦言确实是资金链的问题,经历艰辛终于拿到贷款。在我们还没来得及把方案一一落实的时候,他告诉了我们这个消息,事情才告一段落。

 

再回到前面Sally的这个案例。

 

Sally的想法和我以前一样。每一个三观正的人都能明辨是非,可是在职场里要先站好队,才来讲是非。要努力做一个两面人,尽到中间人沟通协商的纽带作用,而非只是一个传话筒。

 

案例中的重点是客户有拖款前科。这个客户拖款能让Sally的老板宁愿把生意做死,都不愿意有任何缓和余地,可见这个客户的信誉很一般。而货能因为付款方式的问题僵持整整9个月,更难以想象,接下来还会以什么理由无限期拖款?

 

另外一方面很明显,Sally的老板在挖坑给Sally挑,使她陷入两难境地。客户肯定会大发雷霆40%的款都按要求打了,怎么又出变数了。他们老板却只会把她推向风口浪尖,不按照他指示办事也说不过去。

 

我的建议是:

 

01 做一份验货报告,附上大货图片和简单描述。发给客户,并且可以提及欢迎客户的货代来厂验货。解除客户的顾虑,货是好的。

 

02 不要在老板面前有任何站在替客户角度考虑的态度或者帮客户求情的措辞。这样老板只会觉得你胳膊肘往外拐,不是为了公司利益考虑。

 

再长远看,老板会觉得你做不了事,以后有好的机会可能也与你失之交臂。应该和老板说放心,我去和他沟通。让老板觉得你能独当一面,帮他省心。

 

03 另外一方面,在客户面前柔中带刚。

 

柔体现在和客户表述下你的立场,你是打工的。你很无奈,因为这件事,你承担很多压力。说老板给你两条路,一30%款收回来,装柜放单,二老板让你走人。

 

刚体现在追款的强硬,你已经尽你所能把货物的情况和细节做成报告给他了,公司明确规定了,款一到账马上安排装柜,他如果有迟疑,也可请第三方介入包括他的指定货代。你不是决策人,做不了主。请他理解和配合。

 

遇到老赖,追款的才是孙子。如若没有体会到追款过程的艰辛,很容易为欠款窘迫的立场动容。客户拖欠款,时间一长,会开始敷衍,忽悠,甚至玩失踪。

 

针对客户的拖款,因尽可能先了解下拖欠原因,再对症下药。接下来和大家针对不同情况的催款用语:

 

1)货做好了,催促客户安排余款:

①Friendly reminder on the balance payment.

温馨提醒,请安排余款。

 

②Again to remind you to settle the balance payment so we can ship the goods quickly.

再次提醒你安排下余款,这样我们才能尽快发货。

 

③Kindly note that the goods are ready for shipment, please arrange the balance payment so we can proceed.

货已经做好,请安排余款我们才能安排出运。

 

④We are waiting for your balance payment so we can arrange the shipment accordingly.

我们在等你的余款,才能相应安排发货。

 

2)货好,客户有点墨迹拖款:

①Please note that shipping space is very tight this period. We have made the booking already and wait for your payment slip so we can proceed.

最近舱位很紧张,我们已经提前订舱了。请发给我们付款水单,我们好进一步安排。

 

②To avoid further delay, can you please update the payment status?

避免进一步延误发货,能否告知付款进展呢?

 

③Our accountant is pushing me for the balance payment, please help do the needful.

我们财务在催余款,请尽快安排。

 

3)货物快到港,客户却没动静:

①ETA is 20th July. Please expedite the payment progress otherwise we are afraid that there will be extra port charge.

货物预计抵达时间是本月20号。请加快安排余款,不然我们担心会有多余的港杂费产生。

 

②For your information, we have applied another 3 days' free demurrage for you. An early remittance will be appreciated.

我们已经为您申请多3天的免堆期。请速汇款,谢谢。

 

4)如果客户收到货,一反常态地拖款:

①We would be really thankful to you, if you could look into the matter personally and settle our dues at the earliest as we need to close the account of this order by this end of month.

希望你能亲自跟进下这件事,尽早安排下拖欠的货款。我们月底前要结清下这个账单。

 

②We'd like to inform you that if the payment isn't cleared by next Friday, we shall be forced to place the matter in hands of our solicitors.

如果款在下周五前没结清,我们只好委任我们公司顾问律师来处理了。

 

③We regret to advise that unless payment is received by next Monday, this invoice will be passed over to our debt collection agency/lawyer.

我们很抱歉通知您,除非下周一我们收到款,不然我们会移交给讨债公司/律师处理。

 

5)客户玩失踪,该怎么催款:
可以请求中国驻当地大使馆协助出面处理。同时发邮件告知客户:We have reported to Chinese Embassy. Please do not spoil our mutual business relationship and arrange the outstanding payment to us at earliest.

我们已经把事件上报中国驻XXX大使馆。请不要继续破坏我们的合作关系,尽快安排拖欠货款。

 

签单注意事项

 

01 在和每个客户签单的前期应该考察下客户的背景,尤其是信誉比较敏感的国家比如尼日利亚,孟加拉国应该做下客户的信用调查,再选择比较安全的付款方式。

 

02 谈单中从下单数量/货物细节再到签单合同中体现的付款方式,货期等细节都应该整理好留存。

 

此外,应该要求客户回签合同,再到付款水单,生产单,入仓单,提单还有装车/装柜,都应该保留和备份好所有字据和图片。

 

03 如果遇到大额交易,建议买出口信用保险或者可以考虑通过中信保来承保。

 

04 老客户也会出现拖欠货款的现象,所以不要在一开始开先河给予通融放货再结款,尤其是战乱国家,以免出现不必要的麻烦。

 

05 如果客户恶意拖欠货款,可以联系下中国驻当地的大使馆请求处理,协助催款,还是有一定效果的。假设软硬兼施都不理不睬的话,那只能考虑如何处理掉货了。

 

本文为索菲原创,转载请联系原文作者授权。作者联系方式如下:

 

索菲原创:如何向客户催款

Sophie

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