索菲原创:英语菜鸟怎么接客户电话?

 

英语菜的外贸新人,最怕客户说一句我们电话沟通。往往一句I'll call you in 10 min.我十分钟内给你电话,就足以让你如坐针毡。

有些客户喜欢邮件往来,有的喜欢通讯工具发信息,自然也免不了有喜欢打电话的。尤其对于快节奏的生意人抑或急性子的客户,或者有时有要紧事电话三言两句可以沟通清楚的事,一通电话往往可以速度解决需求。

 

而你本身英语口语和听力都很菜,要是遇到印度或南美国家,中东国家等国家地区的客户,语速像机关枪一样,口音又浓又浊,你使出吃奶的劲,都只能默泪。

 

那么应该如何应付客户的来电?

 

1 如果完全哑巴英语的菜鸟,我帮不到你。请等客户来电结束,第一时间查清楚来电何人。如果有显示具体号码,但没备注。根据区号查清楚所处的国家地区,回忆最近是否有何哪个客户邮件/信息沟通中。或谷歌号码看看有无弹出来相关公司信息。再进行邮件或信息沟通:Sorry to miss you call. Can you please send me the details again by email? Thanks. 不好意思错过你的电话。能否发邮件再次告知细节呢?谢谢。

 

2 如果还是有一些英语基础,只不过口语一般的小伙伴。当接到电话,第一时间准备好纸和笔。接听后,可以说Hello, 客户一般会回应,他要找谁。如果不是找你,你可以说Hold on please. 然后帮忙转接。如果对方不在,可以说Sorry he is away now. 或 Sorry he is out of town today. 他今天不在这边。

 

如果不知对方是谁,可以继续问

 

May I know who is speaking there?

Who's speaking there please?

May I have your name please?

Who's calling please?

May I ask who is calling?

去获取对方是谁?而不是Who are you?又唐突又不标准的中式英语。

 

客户一般都会自报家门。比如It's Mike from ABC Dubai. 你可以继续说Noted. I will ask him to call you back then. 我会让他电话你。如果你听不懂客户的名字,你可以问Can you please have your name spelled? 或Sorry how to spell your name?拼写下他名字。

 

或者说Can you please call his phone number at: +对方号码。能否请您直接电话他。号码是:****

 

如果是找你的,比如可以说It's Sophie speaking.

 

What can I do for you?

What's the matter with you?

如果是熟悉的客户,你们可以进一步沟通细节。过程中你如果懵懵懂懂,你可以先附和着

 

ok I see. To make it more clear, can you please send me these details by e-mail?为了更了解清楚这些细节,能否再发我邮件呢?

客户一般不会拒绝。而你通过把电话沟通转化为书面沟通,这样不会让你因为听不太懂错过重要细节。

 

如果是因为客户语速太快,你可以在他说完,马上说一句Sorry? (升调)

 

“Sorry?/ Pardon? /Again please. 都是要求客户重复讲述的词/词组。”

这时候客户一般会放慢语速重复一次。如果还是听不懂,请参照上述转化为书面沟通的办法。

 

而如果客户是刚与你线上沟通但你一时半会没回他,他着急,你可以和他说No problem. I will text you very soon.  我会很快回你信息。或Ok. Will reply you by e-mail right now. 去结束这通电话,转为线上沟通。

 

而如果客户是完全没接触过的客户,你可以问一句Did you send us any emails before?记得听yes or no来确认客户是否发过你们邮件的。如果没有,你可以说Well. Can you please send us the inquiry to +你的邮箱,记得每个字母都要核对清楚比如n for name, i for important这样的和他确认。

 

We will revert today.说今天无论怎样会给他回个邮件。

整个过程你哪怕很紧张都不要说No I don't know. 不懂装懂在那时不代表欺人。没有一个客户喜欢和一个一问三不知的业务沟通的。所以尽量放慢语速去一字一句表达,对方肯定也会因为你的语速相对调整。

 

结束电话要和他说:

 

Thanks for your call. See you. 或Nice to talk to you today. See you.

 

而过后要做什么呢?

当他发来邮件,你们可以就邮件内容开始另外一轮书面沟通。

 

如果没收到他邮件,能找到他邮箱或有他的邮箱,可以写邮件:

 

Thank you for your call today.

Based on our phone call conversation, can you please send us details by e-mail so we can confirm it accordingly? 再次要求或提醒他根据电话沟通,请发邮件重述细节。

 

以此去跟踪客户。

 

在此,还是再次安利一次之前推荐过的扇贝英语和懒人英语app或其他商务日常口语尤其电话环节用语,平常没事都要花些时间多练习,多听多说,自问自答,日积月累,相信我,语感真的会加强。

 

而在这里也推荐每个英语听力和口语很菜的新人都可以根据自己手机类型去安装个录音软件。

 

录音软件推荐:

 

①Skyep录音软件

ifree skype recorder(免费)

②Wetalkpro (嗯应该又是一款欺负安卓的软件,

目前只支持iPhone手机使用。通话收取资费,录音免费)

③匹诺曹通话录音软件(小米等安卓手机都适用,目前免费使用)

④Call Recorder-Total Recall (50元左右。通话自动录音)

⑤或买个录音笔,通话开启扬声器,通话结束后反复听电话内容。

 

本文为索菲原创,转载请联系原文作者授权。作者联系方式如下:

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Sophie

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  1. liuliu 0

    这个听力差,只有充分准备了~