索菲原创: 2018年开发信指南

关于开发信的主题,其实已经算是烂大街的话题。我曾经也写过相关专题分享:

 

还在绞尽脑汁?来看看一封回复率巨高的开发信

外贸干货 | 走心的开发信应该这么写

 

有人受益,自然也有人依旧迷茫。

 

每星期我还是会收到很多与开发信相关的咨询,最让我无言以对的是一个妹子的问题。

 

她用其中一个思路去写开发信,她邮件提及:占用客户10分钟时间分享,可以让他们收获到100个客户的办法。发出去后,她收到一些回复,然而她却不知道如何回应了。

 

由此看来在效仿,参考,摸索开发信这一课题的路上,很多小白还是没摸准要旨。这就是我为什么老话题重提的原因。

 

以下分享基本是手把手教程,希望对有需要的外贸人带来帮助:

 

本期主旨:

1)  一封开发信被回复,所具备的要素

2)  开信率比较高的几个标题和关键词分享

3)  完整的开发信应该包括的核心内容

4)  举例说明写开发信时容易陷入的误区

5)  开发信中各个情境下实用句型分享

 

一封开发信被回复具备的要素

目前来说,我的开发信回复率算蛮高的,仔细思考和总结后,跟大家捋清楚一封开发信从发送到被回复需要具备的要素:

 

        0首先是对方的邮箱是否有效?

一般我们可以从展会名册,海关数据,黄页,还是社交平台及相关辅助工具获得来目标客户的邮箱。之前的相关分享:外贸干货 | 怎样找到关键人邮箱?

 

首先要验证对方的邮箱是否有效,验证有效性的网站很多,口碑比较好的比如:

https://www.zerobounce.net/

https://email-checker.net/

       https://mailtester.com/

除非对方申请域名信息保护,该网站才有可能不予显示真实状态。正常情况下获得的邮箱有效率很高,但这个邮箱是不是对方的常用邮箱呢?

 

网络时代,一个用户至少有1个以上的邮箱,甚至多达十个。不排除所获得的邮箱已经被闲置,或弃用的状态。那么即便顺利送达,也是徒然。

 

       0其次当顺利送达后对方会不会打开你的邮件?
       
       这时候邮件标题显得尤为重要了。开信率比较高的几个标题和关键词分享

综合往期分享提及的25个标题类型,经过实践和分析,以下几个标题打开率比较高:

       {介绍人} recommended I get in touch

 

前提:必须是事实中有共同联系的人引荐,介绍。

      Don't sell last year's style. New arrival of XXX.

 

前提:公司有新品推出,或者在目标客户的市场里算是新产品。

      Sending you an offer for XXX.

 

前提:算是通用标题。但最佳时机是推断得出对方在采购季,或者获悉对方在发询盘。

      Here is a way to crush your competitor.

 

前提:你通过综合分析比较了解客户市场,甚至是其竞争对手。而你们刚好有优势,方案或者能力帮助他一起占领新的市场。

      {目标客户名字}+read this email to get benefited.

 

这算是我发开发信里回复率最高的一个标题了。我想原因有两个,一是一般我们看到自己的名字在邮件标题,肯定会很好奇;二后面的内容,提及到的get benefited 更加会产生兴趣。

 

不管是之前分享过的标题,还是上面这几个,一定要避免做标题党,题文不符,更多标题类的注意事项,请戳之前的分享:外贸干货 | 25个开发信标题助你提高邮件打开率

 

以下是能帮助提高打开率的一些邮件标题关键词,仅供参考:

       Tomorrow, Free, Alert, Daily, Update, Follow up, Intro/Introduction 
       而以下是开发信邮件标题中要尽量避免的关键词:
       Final,Sales, Meeting, Special, Help, Discount

 

       0最后客户打开你的邮件后,会不会回复你?

很多人到了这一步:明明显示客户已阅读邮件,却没有得到回复。但多次实践证明:一般第一封开发信后就想一劳永逸是不现实的。

 

除了不到6%的开发信,我是在发出第一封邮件后就收到有效,正面的回复外,其余基本的流程是这样的:

       第一周:第1封邮件 – 开发信的敲门砖
       
       隔天或者第三天:第2/3封邮件- 基础的跟进
       下一周后:第4/5封邮件 – 提及打电话,争取得到正面回复甚至需要后续更多跟进(当然在15封邮件+电话无果后基本可以先搁置一边了)通常我会避开周一(最繁忙)周五(即将结束这一周工作)并且考虑到对方的时差,在其上班时间发出。

 

在进一步的分析后还总结出来:

 

       1. 如果一个抢眼的标题+吸引力的内容,对应欧美市场通常在4封邮件内会得到回复;
       2. 对应非洲市场,在1/2封邮件后直接打1通电话会更有帮助些;
       3.对应南美市场,如果转换成当地的语种,会明显改善回复率;
       4. 对于大客户开发最好用邮件;对于小客户开发,通过社交平台发送站内信更有效;
       5. 开发信外观上只讲究一目了然,排版以简约为主。第1封建议纯文字,第2封可以图文结合。欧美市场也可以以infographic (information+graphic) 的形式,通过图像将文字显得更加生动,吸引力。 

这里是几个免费制作infographic信息图的网站:

https://venngage.com/

https://www.canva.com/create/infographics/

       https://snappa.com/create/infographics

 

完整的开发信应该包括的核心内容

 

在力求内容简洁,明确的基础上,完成一封完整的开发信要思考如下几个问题:

 

为什么要写给对方?

写什么内容?要达成什么目的?

希望对方下一步怎么做?

给对方什么诱因?

 

整理好这几个问题后,开发信正文的核心内容应包括:

 

明确的称谓,如:

      Hello / Hi XXX {对方的名字}Hello Purchasing Manager {对方的职位}

 

避免用Dear Sir/ Madam 比较官方且一看就是群发的词汇。

 

你如何获得对方的资讯的?

       如果有引荐的:{引荐人名字} suggested I contact you.如果是展会上获得的联系方式:
       It was a  pleasure to know you at XXX fair in {城市/国家}或:We met at XXX in {城市/国家} +时间如果是网上获得的联系方式,则要换一个婉转的方式:Noticed you are in the market for {产品}或Glad to know you are in XXX industry.

 

 

为什么与对方联络?

这个问题为开发信里最核心的内容。当你说明清楚彼此共同联结时,也回答了对方心中的疑问。(我认识你吗?你怎么知道我的?我为什么要放下手头工作看你的邮件?有什么动力回复你?)

 

任何一个行业,从上游到下游,因为分工协作关系的内容、生产线的不一样,价值点也各不同。产品/服务优势,建议以公司内部强调或个人所观察总结到的为准。

 

提及行动号召 – call to action

比如询问客户是否需要产品目录挑选?

比如询问客户是否有时间电话沟通?

比如询问客户是否需要你这边提供样板?

比如希望对方收到邮件后有需求联系你?

还是希望对方给你机会,进一步给他更多的介绍?

 

等等,如果没有这一步。因为没有明确的行动召唤,客户看完邮件就叉掉了。

写开发信时容易陷入的误区

 

但常常,一些人的开发信内容很容易陷入以下几个误区:

 

1 容易处于自嗨状态,比如一个做玩具的业务在写给美国客户的开发信时,提及产品质量特别好,文中多处提及ASTM标准,我问她这是你们的优势吗?她说这是一个卖点,足以PK掉一些达不到此标准的同行。

事实是这样没错,但站在客户角度,ASTM标准是往美国市场出口玩具的强制性标准。换句话说,这是必需的,而不是附加价值。所以哪怕优于同行又如何,不值得过度提及。

 

又或者,站在我们的角度上,他的产品和我们对口,他是我的目标客户,这是我们写开发信的原因。

 

所以一些人就误以为:那么所以写开发信给他,就是要和他介绍我们,我们的公司,我们的企业,我们的产品。

 

而站在客户的角度,你告诉我这些,对我有什么用呢?

 

现在越来越多人明白,开发信不要絮絮叨叨介绍自己是谁,来自哪里,公司如何了。可是看了一些人的开发信后,又发现他们完全以介绍产品优良性能为主了。

 

这样很容易陷入到自嗨状态。

 

不是因为他的产品和你们对口,他是你目标客户,所以你要写邮件推产品给他。

 

而是你的产品/服务给他带去什么好处?同质化严重的市场里,为什么他要换掉供应商?你说服他的理由是什么?详情请戳:案例分析 | 怎样才能抓住客户痛点?

 

2 开发信遵从KISS原则,keep it short and simple. 但不要为了追求这样的原则,硬是把内容左删右减,结果变成:Hello, I am selling XXX. Call me and discuss more. 之类的无营养营销内容。

3 数据不够清晰,没有说服力。

比如:We provide the quickest delivery to serve you better.

 

为了更好服务你,我们提供最快的交期和最低的价格。

 

最快?和谁比较的?诸如此类的还有我们提供最好的服务,最好的质量,我们的客户遍布全球各地。都是陈词滥调,却有点吹嘘之嫌。

 

如果改进上面这句话的表达:We can get your goods delivered in 48 hours. 直截了当说明最快2天交货,比我们提供最快的货期是不是更加具体、有吸引力呢?

 

更多的误区和盲点在往期分享中提过,这里就不再赘述。

 

开发信中各个情境下实用句型分享

 

介绍产品时:

  • I've been working in a company which specializes in XXX. While thinking about you are in the same market, I thought there might be a good fit for your business.
  • Our XXX { 产品名字} has gathered a lot of attention in the market place.
  • Here is a small case study of XXX and how we help them solve XXX {问题/痛点}

 

询问对方是否能腾出时间打个电话:

  • I'll call you early next week, unless another time frame is better for you.
  • Can I please phone you tomorrow afternoon, or if another day is better. I'll follow up as you suggest.
  • Can I please phone you on Tuesday, unless you prefer another time.

 

         这几句的意思一致,在自己做好打电话的决定,明确打电话的时间后,(争取主动权)也要尊重对方的行程,时间。
 
        这三句的后半句表达都是会让人听起来更加舒服,自在。

 

当你不确定目标人物是否是负责人时,最好在文末附上:

  • Can you please assign this to the person in charge? Thank you for all of your help.
  • Much appreciated if you could assign this to the responsible party.

 

经验总结得出,如今营销邮件泛滥成灾,大批量操作的群发开发信越来越低效了。而精准,针对性强的一对一,或一对特定的群体的开发信显得立竿见影。

 

一对特定群体指把目标客户按类别分。比如按性质分,经销商/批发商/零售商等等,比如按产品种类分,按国家地区分。然后分别拟写好开发信,发出去。如果能获取对方的姓名,直呼姓名比称谓更佳。

 

接下来会举一些实例进一步和大家分享这一话题和后续该如何跟踪,敬请期待。

 

本文为索菲原创,转载请联系原文作者授权。作者联系方式如下:

索菲原创: 2018年开发信指南

Sophie

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目前评论:5   其中:访客  3   博主  2

  1. hellobabay 0

    老师可以开放右键复制功能吗?

    • Sophie Sophie

      @hellobabay 等我设置好自动增加版权信息的代码,再考虑恢复喔。

  2. 西瓜 1

    下面推荐部分所显示的图片,分辨不不一, 那个邮箱的好像压变形了。
    文章中出现的邮件关键词举例, 没有空格。

    • Sophie Sophie

      @西瓜 谢谢提醒,排版的时候总是出现差池,我研究下怎么避免

  3. 我不是河马 0

    1.找对人,2.不要有太强的功利性,3.像朋友一样,给对方有帮助提议