索菲原创:如何接待来华参观工厂的客户

当一个客户决定参观工厂,就好像相亲一样,工厂的形象是最大考核的环节。而在这一环节,业务员英语口语流利良好真的很重要。接待谈判,产品的介绍,车间流程的介绍,都应该做到自如表达,这些应该通过平日多加锻炼,而非临时抱佛脚。

 

我作为采购,在下一些关键性单子的时候,验厂是必备流程。这些年陪同客户参观过大大小小上百个工厂,以下分享下我的一些看法:

 

客户本来认识工厂,并且已经有一定的邮件往来

 

毫无疑问,这种情况的参观工厂可能有意向面对面谈单的。那么哪些是需要注意的细节呢?

 

1 应与客户或陪同客户的翻译沟通好参观工厂的时间,并确认好他们是自己有车过来工厂还是需要工厂安排车去接送。是几人随行才能相应布置好。记得最尴尬的一次,我陪同7个客户一起参观工厂,会议室居然不够坐。

 

2 此外客户感兴趣的款式样板或色板齐不齐全?

 

工厂车间是不是井然有序?在建议客户过来的时候要错开工人的午休时间,避免客户参观车间的时候一片静寂,客户更多的是想要看看原材料,观摩机位上工人如何操作机械/设备运作,包装过程如何。以此会对产能,质量控制等心中有数。

 

通常这样一圈下来,就会回归到会议室进一步面谈。会议室布置好了吗?计算器,订书机,纸,笔,报价单,名片,公司产品目录,册子应该放置好在会议桌上。可以放一些小零食,干果类糖果类。一般会议室和样板间是一体的,那么样板是否一应俱全?同系列或相近的新款、爆款的报价单和样板安排好了吗?如果是看机器,样机有吗?有供测试机器运转的材料吗?

 

不是说笑,曾经去到一家工厂,会议室上还没收走的饮料,水果,让我们联想是不是派对刚结束,而计算器业务员要出去找了5分钟才拿进来。那么我们自然也是椅子还没坐热,走马观花就换下家了。

 

3 一般谈判时候起码要备好两套以上方案。客户不议价的方案,客户议价如何折中的方案,甚至要准备客户大幅度压价工厂如何应对/妥协的方案。

 

要注意的是报价过程一定要专业,细致。即使面对面,如果多次报错价,自然会质疑你的专业水准。尽可能显得独立,哪怕有些工厂细节方面需要请示老板才能回应,都可以和客户说Excuse me, sorry for a second. I will be back very soon. 然后走开一下,去确认清楚。而不是被问到了,噎住在那无所适从。

 

4 比起邮件一板一眼的来回,面对面沟通是会显得自如。但自如不等于过度放松。一些业务员想借此和客户搭讪套近乎,不同客户不同性格。严谨的客户并不来这套,甚至会反感。他可能表面微笑,其实私下又是另外想法。在你没有进一步了解客户时,千万别去问一些太过私人的问题。

 

5 如果客户是踩着饭点去,应邀请客户吃饭。可以以东道主的名义,把你们熟悉的两三家餐馆说出来供客户参考。不同国家,客户不同的饮食习惯。像阿拉伯地区客户,那都是直奔穆斯林餐厅了。德国客户,是不爱吃牛杂猪杂等动物内脏的。

 

讲真,外国客户很少喜欢山珍海味,而且如果喜欢,工厂也要慎重值不值得。我记得一个客户,单子还没下,就点名要吃鱼。业务员没经验,直接带去比较好的酒楼,结果那一顿吃了3900多,单一条东星斑去花去1500. 吃得业务员脸都绿了。

 

而有次,客户是意向下比较不错的单子的,业务员邀请我们去吃自选式快餐,饥肠辘辘,我尴尬之余没说什么。好在那客户初次来华,他倒是觉得这样的自选方式很创新,菜式看起来这么丰富。很开心地吃了一餐,三个人加起来吃了不到50块。

 

6 手尾,客户要离开工厂,可以问询下一步行程。可以要求一起在公司形象墙等地方合影留念。

 

客户一离开工厂,马上着手准备好PI销售合同。如果单子当场还没落实,也应理清会议记录并发邮件给客户,邮件主题围绕Meeting Note就今日会谈的细节逐一列清。

 

如果客户还没来华,并且是直接和工厂联系的

 

需要补充上以下细节:

 

7 因询问客户是否需要你们协助安排签证,如需要,应问清楚客户以下细节,从而才能协助他安排酒店,出酒店预订单和邀请函给他。Please advise your expected arrival date and how many days you plan to stay in China. Also kindly send us your passport copy.

 

8 假设客户来华时间,恰好是你出差或安排不出接待的时间,可以和客户协商好。I'm afraid that I will not be in town/ on business trip/ at fair in USA 等until+日期. Is there any possibility to visit us on+加日期或时间段

 

9 对不怎么熟悉,但是开口提出要参观工厂的客户,应在客户来之前对客户简单的背景分析,从而了解下他的采购类型和购买力。

 

10 重要客户来华,需要安排接机。要和客户提前沟通好接机车牌号,并告知客户接机人员会举着纸牌,写上他的名字。等到接机时候,应全程保持沟通直至客户抵达酒店。

 

11 需要通过邮件先沟通清楚客户的行程计划。一般客户来华,行程都是满满当当。他可能会计划去好几家工厂。有时几家工厂都在同区域,有时需要坐飞机或高铁奔波来往。如果是很有意向的潜在客户,工厂待不待见,直接关系到后期的合作机遇大不大。

 

像细心的业务员可以给客户指定SCHEDULE LIST行程单,具体到当天几点 arrange pick up from hotel to factory 从入住酒店安排接送到工厂,到几点After meeting, would you go for personal shopping? 会议结束后,是否想要个人购物。越多时间与客户相处,越能表现你的周到,细心,越多机会增加客户对你的印象分。

 

如果客户只是临时通过翻译致电要来参观工厂的,即便下单几率不高。也是要做好基本的接待工作。大工厂在这些方面做得很足,小工厂本身规模小,更应该去体现麻雀虽小五脏俱全的优点。客户在意的并非规模,曾经参观过好多小工厂甚至是小作坊,态度,形象,价格,产品,缺一不可。

 

记得有一次,我们的行程单是准备参观3家工厂,分2天进行。我们在结束第一家工厂的参观后,客户和我说  Please cancel another two appointments. 直接就选定那家工厂了。

 

人与人都是相互的,你爱理不理,客户自然也不会热脸贴冷屁股。你如果热情礼貌且专业,整个流程下来,客户可能都会打消拜访其他工厂的主意了。

 

本文为索菲原创,转载请联系原文作者授权。作者联系方式如下:

 

索菲原创:如何接待来华参观工厂的客户

Sophie

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